Zapytanie ofertowe pn.: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla Urzędu Gminy Rutki w 2021 roku”.

Opublikowano w dniu Autor: Administrator

Rutki-Kossaki, 30.12.2020 r.

Gmina Rutki

Ul. 11 Listopada 7

18-312 Rutki-Kossaki

RG.271.22.2020

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO POD NAZWĄ
„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie
przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich
ewentualnych zwrotów dla Urzędu Gminy Rutki w 2021 roku”
prowadzonego w trybie zapytania ofertowego.
Oznaczenie postępowania RG.271.22.2020.

 

WARTOŚĆ SZACUNKOWA ZAMÓWIENIA- PONIŻEJ 30 000 EURO NETTO

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Nazwa Zamawiającego: 
Gmina Rutki
ul. 11 Listopada 7, 18-312 Rutki-Kossaki
NIP: 7231629730
REGON: 450670284
Tel.:  862763161 Faks: 862763160
E-mail: sekretariat@gminarutki.pl
Godziny urzędowania (pracy): 7:00 – 15:00

I. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Zamawiający prowadzi niniejsze postępowanie w formie uproszczonej – zapytania ofertowego. Zgodnie z art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia – Prawo Zamówień Publicznych – w przypadku udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro nie mają zastosowania przepisy wspomnianej ustawy.

II. ZAKRES RZECZOWY PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamawiający zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym o cenę realizacji usługi pn.: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla Urzędu Gminy Rutki w 2021 roku”.

Wymagania dotyczące sposobu realizacji zamówienia

  1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów na rzecz Urzędu Gminy Rutki w okresie od dnia 7 stycznia 2021 r do dnia 31 grudnia 2021 r
  2. Usługi stanowiące przedmiot zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740, ze zm.) oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 256, ze zm.).
  3. Do wymienionych usług według tabeli zestawienia rodzajowego przesyłek- formularz cenowy – załącznik 2 stasuje się poniższe wymiary przesyłek listowych:

FORMAT S to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm

FORMAT M to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm

MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm

FORMAT L to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm MAKSIMUM – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm

  1. Usługa świadczenia usług pocztowych realizowana będzie codziennie w dni robocze Zamawiającego, tj.: poniedziałek – piątek.
  2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego.
  3. Nadanie przesyłek stanowiących przedmiot zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W takim przypadku usługi pośrednictwa winny być wkalkulowane w cenę jednostkową netto przedstawioną przez Wykonawcę w ofercie, zgodnie z oświadczeniem znajdującym się w pkt. 7 Formularza Oferty stanowiącego Załącznik nr 1.
  4. Przekazywanie pokwitowania odbioru przez adresata przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po doręczeniu. Przekazywanie zwrotów przesyłek pocztowych.
  5. Przyjęcie przesyłek do nadania przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony pisemnie Zamawiającemu przez Wykonawcę najpóźniej w terminie podpisania umowy.
  6. Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczania przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy, pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórnie zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.
  7. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych (np. w przypadku przesyłek priorytetowych Wykonawca zapewnia np. stosowną nalepkę).Ze względu na specyfikację przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę ustawowych wymogów.
  8. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłkach listowych i paczkach nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO) oraz nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę
  9. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek.
  10. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
    1. dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej, w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi dla Zamawiającego i stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek;
    2. dla przesyłek zwykłych – nierejestrowanych – przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi dla Zamawiającego i stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
  11. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
  12. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.
  13. Do przesyłek wychodzących z Urzędu Gminy Rutki używane będą koperty i opakowania własne Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie przez Wykonawcę w momencie jej otrzymania od Zamawiającego.
  14. Zamawiający wymaga pod Wykonawcy zapewnienie bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem formularzy zgodnie z KPA.
  15. Zamawiający nie dopuszcza podziału wolumenu nadawanych przesyłek na przesyłki doręczane na terenie województwa podlaskiego i pozostałe.
  16. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi przekazywania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych Zamawiającemu, przez 5 dni w tygodniu, tj.: od poniedziałku do piątku.
  17. Przesyłki pocztowe będą opłacane w formie opłat skredytowanych z dołu zgodnie z zapisami projektu umowy stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
  18. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy.
  19. Wykonawca powinien określić cenę jednostkową brutto każdej przesyłki pocztowej i każdego zwrotu, wymienionych w zestawieniu rodzajowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
  20. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za rzeczywiście zrealizowaną usługę zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi przez Wykonawcę. Jeżeli całkowita wartość zrealizowanego zamówienia będzie niższa od ceny ofertowej brutto, to Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za niezrealizowaną część usługi.
  21. Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia.
  22. Wykonawca wskaże numery telefonów kontaktowych i numery faks oraz inne ustalenia niezbędne dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia w tym wskaże przedstawiciela Wykonawcy, który będzie pełnił rolę Opiekuna klienta w stosunku do Zamawiającego.
  23. Bieżące ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia (za wyjątkiem ustaleń finansowych) uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy – opiekunem klienta.
  24. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041)
  25. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. UWAGA!!! Zamawiający nie dopuszcza obciążania np. blaszkami przesyłek przez Wykonawcę
  26. Zamówienie powinno być zrealizowane zgodnie z następującymi przepisami:
  • ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041),
  • Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej,
  • międzynarodowych przepisów pocztowych: ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona w dniu 08.11.2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206 poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 108 poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych (Dz. U. z 2007 r. Nr 108 poz. 745) – w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym,
  • innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie obowiązujących ustaw.
  1. W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru /ZPO/, Wykonawca będzie realizował doręczanie tych przesyłek z zachowaniem terminów i w trybach określonych w przepisach:
  • ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, ze zm.),
  • ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. 2020 r. poz. 256, ze zm.),
  • ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1575, ze zm.),
  • ustawy z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 934).

 

Nomenklatura Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych (CPV):

64.11.00. 00-0 usługi pocztowe

64.11.20.00 -4 usługi pocztowe dotyczące listów

64.11.30.0 -1 usługi pocztowe dotyczące paczek

III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia 7 stycznia 2021 roku do 31 grudnia 2021 roku.

IV. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: do dnia 4.01.2021 r. godz. 11:00 włącznie.

  1. W przypadku, gdy możecie Państwo zrealizować w/w zamówienie prosimy o wypełnienie formularza oferty i formularza cenowego oraz zaparafowanie projektu umowy stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego oraz dołączenie wymaganych dokumentów o których mowa poniżej w punkcie nr 2 i przesłania ich na adres Zamawiającego drogą elektroniczną w formie zeskanowanej na adres sekretariat@gminarutki.pldo dnia 4.01.2021 r. godz. 11:00 włącznie.
  2. Oferta powinna zawierać:
    1. Formularz oferty i formularz cenowy wg załączonego wzoru – Załącznik nr 1 i Załącznik nr 2ma być:
      – opatrzony pieczątką firmową,
      – posiadać datę sporządzenia,
      – zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer NIP, numer telefonu,
      – podpisana czytelnie przez wykonawcę,
      – cena brutto winna zawierać wszystkie koszty i składniki do wykonania zamówienia.
    2. Zaparafowany projekt umowy- Załącznik nr 3 oraz klauzulę informacyjną – Załącznik 4,
    3. Dokument potwierdzający uprawnienie do występowania w obrocie prawnym (np. wypis z CEIDG lub KRS).
    4. Oferta powinna zawierać pełnomocnictwo – jeżeli umocowanie osoby podpisującej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty(w formie oryginału).
  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zamówienia w przypadku jeśli oferowana cena przekroczy wysokość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację zamówienia.
  2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który zaoferuje najniższą cenę realizacji przedmiotowego zamówienia (cena jest jedynym kryterium oceny złożonych ofert). CENA 100%.

V. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY:

  1. O wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz określi termin podpisania umowy.
  2. Szczegółowe informacje związane z wszelkimi formalnościami, jakie powinny zostać dopełnione w celu zawarcia umowy udziela przedstawiciel Zamawiającego: Paweł Dębnicki, pok. nr 108, w godz. pracy Urzędu Gminy, tel. 862763177.
  3. Realizacja oferty nastąpi na podstawie zaakceptowanej przez obie strony umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania.

 

Wójt

Dariusz Sławomir Modzelewski

ZAŁĄCZNIKI: